Was ist ein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer ab 2025: Neue Umsatzgrenze

Ab dem Jahr 2025 wurden die Grenzwerte für die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung werden angepasst: Der Umsatz im Vorjahr darf nun höchstens 25.000 Euro (bisher: 22.000 Euro) betragen. Maßgebend ist hierbei nach wie vor die Summe der im Vorjahr vereinnahmten Umsätze.

Achtung: neu ist, dass zum Vergleich mit dem Höchstbetrag ab 2025 die Nettoumsätze herangezogen werden statt wie bisher die Bruttobeträge.

Um zu prüfen, ob sie im Jahr 2025 Kleinunternehmer sind oder nicht, müssen Selbstständige aus ihrem tatsächlichen Umsatz des Jahres 2024 die Umsatzsteuer herausrechnen und mit der neuen Grenze von 25.000 Euro vergleichen.

Die Obergrenze wird ab 2025 viel wichtiger – und kann zum Fallstrick werden

Bisher durfte der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Hierbei kam es entscheidend auf die Prognose des Umsatzes zu Jahresbeginn an. Wurde dieser »obere Grenzwert« aber aufgrund unvorhersehbarer Einnahmen überschritten, war dies für den Kleinunternehmer-Status unschädlich.

Das ändert sich ab 2025: Ab dann gilt aufgrund der EU-Vorgaben, dass ein Überschreiten des oberen Grenzwerts dazu führt, dass unmittelbar während des Jahres zur Regelbesteuerung übergegangen werden muss. Für die bis zum Übergang erzielten Umsätze bleibt es jedoch bei der Steuerbefreiung.

Ab 2025 kommt es nicht mehr auf ein voraussichtliches, sondern auf das tatsächliche Überschreiten des oberen Grenzwertes an. Der Wechsel von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung tritt dann unterjährig ein, wenn und sobald der Umsatz 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr übersteigt. Dann erfolgt sofort die Umstellung auf Regelunternehmer und bereits der Umsatz, mit dem der Grenzwert von 100.000 Euro überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung. Ab diesem Zeitpunkt müssen betroffene Unternehmer auch vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.

Verzicht auf Kleinunternehmer-Regelung: Neue Frist ab 2025

Bisher konnten Unternehmen bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.

Ab 2025 kann der Verzicht bis Ende Februar des übernächsten Kalenderjahres, das auf den Besteuerungszeitraum folgt, erklärt werden.

Keine Pflicht zur E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen also immer eine sogenannte »sonstige Rechnung« ausstellen. Das sind Rechnungen auf Papier, als PDF, Word usw.

Aber: Wie jeder andere Unternehmer auch, müssen Kleinunternehmer ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es aus, wenn es eine E-Mail-Adresse gibt, an die der Geschäftspartner die E-Rechnung schicken kann. Im Internet gibt es zahlreiche kostenlose Tools, die aus der E-Rechnung eine »lesbare Rechnung« machen und sie zum Beispiel in ein PDF umwandeln.

Ausweitung der Kleinunternehmer-Regelungen auf das EU-Ausland

Ab 2025 können Kleinunternehmer die Regelung auch für Umsätze im EU-Ausland anwenden, sofern der Gesamtumsatz im EU-Ausland im Vorjahr und im aktuellen Jahr jeweils nicht mehr als 100.000 Euro netto beträgt.

Wer Umsätze im EU-Ausland erzielt und die Kleiunternehmer-Regelung auf EU-Ebene in Anspruch nehmen möchte, kann sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) für die EU-Kleinunternehmer-Regelung registrieren.

Der jeweilige Ansässigkeitsstaat erteilt dem Unternehmen dann eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

Wer die EU-Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt, muss eine quartalsweise Umsatzmeldung abgeben.

Worauf müssen Kleinunternehmer unbedingt achten?

• Kleinunternehmer dürfen keine USt auf ihren Rechnungen ausweisen. Sobald USt ausgewiesen wird, muss diese auch an das Finanzamt abgeführt werden — unabhängig davon, ob die USt fälschlicherweise ausgewiesen wurde.
• Kleinunternehmer müssen in ihren Rechnungen darauf hinweisen, dass sie als Kleinunternehmer im Sinne des §19 UStG keine USt in ihren Rechnungen ausweisen. (Pflichtangaben in Rechnungen)

Wenn der "Kleinunternehmer" freiwillig Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, wird er zum "Regelunternehmer" mit allen Konsequenzen. Daran ist er dann 5 Jahre gebunden.

• Es muss dann Umsatzsteuer in den Rechnungen ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt werden.
• Es kann Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
• Es müssen nach den allgemeinen Erklärungspflichten ggf. Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden.