Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Kein Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger ohne vollständige Rechnung

Nur eine vollständige Rechnungen berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher ist es wichtig, sowohl bei den Eingangs- als auch bei den Ausgangsrechnungen darauf zu achten, ob alle erforderlichen Bestandteile enthalten sind und ordnungsgemäß angegeben wurden.

Welche Angaben enthalten sein müssen, regelt §14 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht vollständig ist?

Der Rechnungsempfänger sollte eine Rechnung vor Bezahlen grundsätzlich auf Vollständigkeit prüfen, ansonsten kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Nur eine vollständige Rechnung kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Im Falle einer Beanstandung muss die Rechnung storniert und korrigiert ausgestellt werden.

Pflichtangaben in Rechnungen mit einem Betrag über 250,— € brutto

• Der Begriff "Rechnung"
• Name und Anschrift
  • vollständiger Name
  • vollständige Anschrift
  • jeweils vom leistenden Unternehmen und vom Leistungsempfänger
• Steuernummer des leistenden Untermehmers/Unternehmens
  • Steuernummer oder
  • Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UStIdNr)
• Datum: Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer (jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware (die Bezeichnung oder Beschreibung muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein)
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
• Nettoentgelt (ggf. getrennt nach Steuersätzen 7 % oder 19 %)
• Steuersatz (7 %, 19 %) sowie Umsatzsteuer als Betrag (Achtung: Gilt nicht für Kleinunternehmer. Diese müssen auf die Kleinunternehmereigenschaft hinweisen.)
• Bei einem umsatzsteuerbefreiten Umsatz: Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung.
• In den Fällen der Rechnungsausstellung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“.

Rechnungen ins Ausland

• Wenn der Leistungsempfänger in einem anderen EU-Mitgliedsstaat die Umsatzssteuer des deutschen Unternehmers im anderen Mitgliedsstaat schuldet, muss folgende Angaben auf die Rechnung ("B2B-Fälle" oder "§13b-Fälle"):
  • „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
  • Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UStIdNr) des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Bei Lieferungen an Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat müssen folgende Angaben mit auf die Rechnung:
  • Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UStIdNr) des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gem. §4 Nr. 1b UStG
• Bei steuerfreier Ausfuhr in ein Nicht-EU-Land (Drittland) muss der Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gem. §4 Nr. 1a UStG angegeben werden.

Rechnungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten gestellt werden und einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten.

Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer müssen sich in ihren Rechnungen an die Pflichtangaben halten, mit einer Ausnahme: Nach §19 UStG dürfen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Rechnung muss aber einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufweisen, wie z.B.

"Als Kleinunternehmer gem. §19UStG wird keine USt ausgewiesen.“

Kleinbetragsrechnungen

Pflichtangaben in Rechnungen mit einem Betrag unter 250,— € brutto

Beträgt die Rechnungssumme brutto bis 250,- € (Kleinbetragsrechnung), muss die Rechnung weniger ausführliche Angaben enthalten. Auch die Umsatzsteuer muss nicht gesondert aufgeführt werden. Es reicht, den geltenden Steuersatz anzugeben, z.B. „19 % USt enthalten.“

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• das Ausstellungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
• (die Bezeichnung oder Beschreibung muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein)
• Bruttobetrag
• Steuersatz (7 %, 19 %) (außer bei Kleinunternehmern oder umsatzsteuerbefreiten Umsätzen)