Nur eine vollständige Rechnungen berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher ist es wichtig, sowohl bei den Eingangs- als auch bei den Ausgangsrechnungen darauf zu achten, ob alle erforderlichen Bestandteile enthalten sind und ordnungsgemäß angegeben wurden.
Welche Angaben enthalten sein müssen, regelt §14 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Der Rechnungsempfänger sollte eine Rechnung vor Bezahlen grundsätzlich auf Vollständigkeit prüfen, ansonsten kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Nur eine vollständige Rechnung kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Im Falle einer Beanstandung muss die Rechnung storniert und korrigiert ausgestellt werden.
Bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten gestellt werden und einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten.
Auch Kleinunternehmer müssen sich in ihren Rechnungen an die Pflichtangaben halten, mit einer Ausnahme: Nach §19 UStG dürfen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Rechnung muss aber einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufweisen, wie z.B.
"Als Kleinunternehmer gem. §19UStG wird keine USt ausgewiesen.“
Beträgt die Rechnungssumme brutto bis 250,- € (Kleinbetragsrechnung), muss die Rechnung weniger ausführliche Angaben enthalten. Auch die Umsatzsteuer muss nicht gesondert aufgeführt werden. Es reicht, den geltenden Steuersatz anzugeben, z.B. „19 % USt enthalten.“